EVG - Mandatsabführungsprozess
- Erfolgsgeschichte
Vom Excel-Chaos zur sicheren digitalen Lösung: EVG automatisiert den Mandatsabführungsprozess
Kunde: Eisenbahn- und Verkehrsgewerkschaft (EVG) Branche: Gewerkschaft und Interessenvertretung Leistungsbereich: Digitale Prozesse und sichere Webanwendungen
Die Eisenbahn- und Verkehrsgewerkschaft (EVG) ist die berufliche Interessenvertretung aller Beschäftigten in der Verkehrsbranche. Sie setzt sich für faire Löhne sowie sichere und gute Arbeitsbedingungen ein. Ein zentraler interner Prozess, der regelmäßig erheblichen Aufwand verursachte, war die Verwaltung des Mandatsabführungsprozesses für über 400 Aufsichtsratsmandate. In Zusammenarbeit mit Axsos wurde dieser Prozess vollständig digitalisiert und automatisiert.
- Die Herausforderung
Manueller Aufwand, Sicherheitsrisiken und fehlende Transparenz bei 400 Mandaten
Wenn Excel und E-Mail an ihre Grenzen stoßen
Die manuelle Durchführung des Mandatsabführungsprozesses war durch den Einsatz von Excel und unstrukturierten Dokumentenablagen äußerst zeitintensiv und fehleranfällig. Der Prozess musste für über 400 Aufsichtsratsmandate durchgeführt werden. Die Vielfalt der Fälle und der Umfang der anfallenden Aufgaben erschwerten die Verwaltung zusätzlich.
Ein weiteres Problem war der Austausch sensibler Vergütungsdaten: Die bisherigen Kommunikationswege entsprachen nicht mehr den aktuellen Sicherheitsanforderungen. Es fehlte an einer zentralen Steuerungsmöglichkeit für alle Beteiligten, transparenten Statusübersichten und einem rechtskonformen, nachvollziehbaren Ablauf.
Das Ziel war klar: den Prozess strukturieren, vereinfachen und gleichzeitig den hohen Anforderungen an Datensicherheit und Compliance gerecht werden.
- Die Lösung
Sichere Webanwendung auf Axon Ivy-Basis für einen vollständig automatisierten Prozess
Zentrale Plattform für Mandatsträger, Finanzadministratoren und Revisionskommission
Axsos entwickelte eine sichere, vollständig webbasierte Anwendung auf Basis der Axon Ivy Prozess-Engine. Diese löste den manuellen Ablauf ab und bündelt alle Beteiligten auf einer gemeinsamen, geschützten Plattform.
01
Digitale Einkommens-
deklaration für Mandatsträger
Mandatsträger können ihre Aufsichtsratseinkünfte direkt online erklären. Sie behalten jederzeit den Überblick über bereits erfolgte Abführungen und können relevante Dokumente wie Steuererklärungen eigenständig herunterladen.
02
Zentrale Verwaltungsplattform für Finanzadministratoren
Die Finanzabteilung erhält eine zentrale Steuerungsplattform zur Überwachung aller jährlichen Abführungen. Ein integriertes E-Mail-Modul mit Vorlagen ermöglicht gezielte Kommunikation. Schnittstellen zur Zahlungsintegration sorgen für eine saubere Datenübernahme in die Buchhaltung.
03
Prozessinterner sicherer Chat
Ein geschützter, prozessinterner Chat ersetzt unsichere E-Mail-Kommunikation und erleichtert den direkten Austausch zwischen Mandatsträgern und der Finanzabteilung.
04
Abschlusskontrolle durch die Revisionskommission
Die Revisionskommission prüft abschließend jede Abführung und markiert sie als erledigt. Der gesamte Prozess ist lückenlos dokumentiert und auditfähig.
- Die Implementierung
Technisch präzise und auf die Anforderungen der EVG zugeschnitten
Bewährter Technologie-Stack für sichere und skalierbare Prozesse
Axsos implementierte die Webanwendung auf Basis der Axon Ivy Prozess-Engine. Das Web-Frontend wurde mit einem bewährten Technologie-Stack entwickelt, der Stabilität, Sicherheit und Skalierbarkeit vereint.
-
Axon Ivy und JSF/PrimeFaces
Die Prozess-Engine bildet das Herzstück der Anwendung. Das Frontend wurde mit JSF und PrimeFaces für eine benutzerfreundliche Bedienung entwickelt.
-
Java, SOAP und Microsoft SQL Server
Serverseitige Logik in Java, Datenaustausch über SOAP-Schnittstellen und eine stabile Datenhaltung auf Microsoft SQL Server gewährleisten zuverlässigen Betrieb.
-
Schnittstellen und E-Mail-Modul
Integrierte Zahlungsschnittstellen und eine umfangreiche Sammlung an E-Mail-Templates entlasten die Finanzabteilung und standardisieren die Kommunikation.
Die Implementierung erfolgte in enger Abstimmung mit den EVG-Verantwortlichen. Alle Anforderungen aus den Bereichen Finanzverwaltung, Compliance und Datensicherheit wurden konsequent in die Systemarchitektur eingearbeitet.
- Projekterfolge
Transparenz, Sicherheit und Entlastung auf ganzer Linie
01
Automatisierte Abführung
Deutliche Reduktion des manuellen Aufwands durch die vollständige Digitalisierung des Mandatsabführungs-prozesses.
02
Sichere Kommunikation
Einführung eines geschützten Web-Frontends und eines sicheren, prozessinternen Chats für den Austausch sensibler Daten.
03
Transparenz und Aktzeptanz
Transparenz und Akzeptanz Der gesamte Prozess ist nun nachvollziehbar, benutzerfreundlich und vollständig digital. Die Mitarbeitenden haben die Lösung schnell akzeptiert.
- Das Fazit
Digitale Prozesse als Grundlage für Sicherheit und Effizienz in der Gewerkschaftsarbeit
Axsos als verlässlicher Partner für sensible, komplexe Verwaltungsprozesse
Die Digitalisierung des Mandatsabführungsprozesses hat den Aufwand bei der EVG erheblich reduziert und die Effizienz nachhaltig gesteigert. Durch Automatisierung und den sicheren Datenaustausch konnte nicht nur die manuelle Arbeit verringert, sondern auch die Datensicherheit auf ein zeitgemäßes Niveau gebracht werden.
Axsos hat dabei mehr geliefert als eine technische Lösung. Als Partner mit tiefem Prozessverständnis hat Axsos eine Anwendung entwickelt, die im Alltag überzeugt, Compliance-Anforderungen erfüllt und die EVG langfristig entlastet. Der digitale Prozess stellt eine nachhaltige Verbesserung für alle Beteiligten dar.
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Ich bin für Sie da!
Axsos AG, Konrad-Zuse-Weg 1, 72555 Metzingen, 49 711 901196 440, www.axsos.de