Vom Excel-Chaos zur sicheren digitalen Lösung: EVG automatisiert den Mandatsabführungsprozess

Kunde: Eisenbahn- und Verkehrsgewerkschaft (EVG)   Branche: Gewerkschaft und Interessenvertretung   Leistungsbereich: Digitale Prozesse und sichere Webanwendungen

Die Eisenbahn- und Verkehrsgewerkschaft (EVG) ist die berufliche Interessenvertretung aller Beschäftigten in der Verkehrsbranche. Sie setzt sich für faire Löhne sowie sichere und gute Arbeitsbedingungen ein. Ein zentraler interner Prozess, der regelmäßig erheblichen Aufwand verursachte, war die Verwaltung des Mandatsabführungsprozesses für über 400 Aufsichtsratsmandate. In Zusammenarbeit mit Axsos wurde dieser Prozess vollständig digitalisiert und automatisiert.

Manueller Aufwand, Sicherheitsrisiken und fehlende Transparenz bei 400 Mandaten

Wenn Excel und E-Mail an ihre Grenzen stoßen

Die manuelle Durchführung des Mandatsabführungsprozesses war durch den Einsatz von Excel und unstrukturierten Dokumentenablagen äußerst zeitintensiv und fehleranfällig. Der Prozess musste für über 400 Aufsichtsratsmandate durchgeführt werden. Die Vielfalt der Fälle und der Umfang der anfallenden Aufgaben erschwerten die Verwaltung zusätzlich.

Ein weiteres Problem war der Austausch sensibler Vergütungsdaten: Die bisherigen Kommunikationswege entsprachen nicht mehr den aktuellen Sicherheitsanforderungen. Es fehlte an einer zentralen Steuerungsmöglichkeit für alle Beteiligten, transparenten Statusübersichten und einem rechtskonformen, nachvollziehbaren Ablauf.

Das Ziel war klar: den Prozess strukturieren, vereinfachen und gleichzeitig den hohen Anforderungen an Datensicherheit und Compliance gerecht werden.

Sichere Webanwendung auf Axon Ivy-Basis für einen vollständig automatisierten Prozess

Zentrale Plattform für Mandatsträger, Finanzadministratoren und Revisionskommission

Axsos entwickelte eine sichere, vollständig webbasierte Anwendung auf Basis der Axon Ivy Prozess-Engine. Diese löste den manuellen Ablauf ab und bündelt alle Beteiligten auf einer gemeinsamen, geschützten Plattform.

01

Digitale Einkommens-
deklaration für Mandatsträger

Mandatsträger können ihre Aufsichtsratseinkünfte direkt online erklären. Sie behalten jederzeit den Überblick über bereits erfolgte Abführungen und können relevante Dokumente wie Steuererklärungen eigenständig herunterladen.

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Zentrale Verwaltungsplattform für Finanzadministratoren

Die Finanzabteilung erhält eine zentrale Steuerungsplattform zur Überwachung aller jährlichen Abführungen. Ein integriertes E-Mail-Modul mit Vorlagen ermöglicht gezielte Kommunikation. Schnittstellen zur Zahlungsintegration sorgen für eine saubere Datenübernahme in die Buchhaltung.

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Prozessinterner sicherer Chat

Ein geschützter, prozessinterner Chat ersetzt unsichere E-Mail-Kommunikation und erleichtert den direkten Austausch zwischen Mandatsträgern und der Finanzabteilung.

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Abschlusskontrolle durch die Revisionskommission

Die Revisionskommission prüft abschließend jede Abführung und markiert sie als erledigt. Der gesamte Prozess ist lückenlos dokumentiert und auditfähig.

Technisch präzise und auf die Anforderungen der EVG zugeschnitten

Bewährter Technologie-Stack für sichere und skalierbare Prozesse

Axsos implementierte die Webanwendung auf Basis der Axon Ivy Prozess-Engine. Das Web-Frontend wurde mit einem bewährten Technologie-Stack entwickelt, der Stabilität, Sicherheit und Skalierbarkeit vereint.

Die Implementierung erfolgte in enger Abstimmung mit den EVG-Verantwortlichen. Alle Anforderungen aus den Bereichen Finanzverwaltung, Compliance und Datensicherheit wurden konsequent in die Systemarchitektur eingearbeitet.

Transparenz, Sicherheit und Entlastung auf ganzer Linie

01

Automatisierte Abführung

Deutliche Reduktion des manuellen Aufwands durch die vollständige Digitalisierung des Mandatsabführungs-prozesses.

02

Sichere Kommunikation

Einführung eines geschützten Web-Frontends und eines sicheren, prozessinternen Chats für den Austausch sensibler Daten.

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Transparenz und Aktzeptanz

Transparenz und Akzeptanz Der gesamte Prozess ist nun nachvollziehbar, benutzerfreundlich und vollständig digital. Die Mitarbeitenden haben die Lösung schnell akzeptiert.

Digitale Prozesse als Grundlage für Sicherheit und Effizienz in der Gewerkschaftsarbeit

Axsos als verlässlicher Partner für sensible, komplexe Verwaltungsprozesse

Die Digitalisierung des Mandatsabführungsprozesses hat den Aufwand bei der EVG erheblich reduziert und die Effizienz nachhaltig gesteigert. Durch Automatisierung und den sicheren Datenaustausch konnte nicht nur die manuelle Arbeit verringert, sondern auch die Datensicherheit auf ein zeitgemäßes Niveau gebracht werden.

Axsos hat dabei mehr geliefert als eine technische Lösung. Als Partner mit tiefem Prozessverständnis hat Axsos eine Anwendung entwickelt, die im Alltag überzeugt, Compliance-Anforderungen erfüllt und die EVG langfristig entlastet. Der digitale Prozess stellt eine nachhaltige Verbesserung für alle Beteiligten dar.

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Ich bin für Sie da!

Axsos AG, Konrad-Zuse-Weg 1, 72555 Metzingen, 49 711 901196 440, www.axsos.de

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Jamil Isayyed

Jamil ist ein erfahrener Fachmann für digitale Prozesse, verfügt über einen reichen internationalen Hintergrund in der Informationstechnologie- und Dienstleistungsbranche, der sich über Deutschland, Griechenland und Palästina erstreckt. Er hat einen Bachelor-Abschluss in Informatik und eine Scrum-Master-Zertifizierung der Scrum Alliance mit Schwerpunkt Computer Software-Engineering. Jamils Leidenschaft gilt der Führung und dem Aufbau von Hochleistungsteams, die außergewöhnliche Erfahrungen liefern und wertvolle Möglichkeiten für Kunden schaffen. Zusätzlich zu seiner Hauptaufgabe ist er der Direktor der Axsos Academy GmbH. In dieser Funktion leitet er ein dynamisches deutsch-palästinensisches Bootcamp, das Jugendlichen den Einstieg in den IT-Markt und den Aufbau einer erfolgreichen Karriere ermöglichen soll.

Bernd Länge

Bernd Länge ist seit über 20 Jahren in der IT-Branche tätig und berät Kunden und Interessenten in Fragen der Cybersicherheit sowie bei der Entwicklung und Implementierung von Informationssicherheitsmanagement und Datenschutz. In dieser Funktion fungiert er als externer Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragter für Kunden. Es ist ihm wichtig, einen pragmatischen Ansatz zu verfolgen und eng mit Kunden, Partnern und Herstellern zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass die Unternehmenssicherheit der Kunden auf dem neuesten Stand ist.

Martin Müller

Als Technik-Enthusiast und engagierte Führungspersönlichkeit unterstützt er seit über 20 Jahren Unternehmen in der IT-Branche dabei, den Weg in die Zukunft der Arbeit zu gestalten. Dank seiner schnellen Auffassungsgabe und seiner Fähigkeit, effektive Lösungen zu entwickeln, kann er eine klare Vision davon formulieren, wie unsere zukünftige Arbeitsweise aussehen wird. Schritt für Schritt meistert er Herausforderungen und treibt uns in die Zukunft voran. Diese Aufgaben bewältigt er jedoch nicht alleine. Er verfügt über ein kompetentes Team, dem er voll und ganz vertraut und auf das er sich verlassen kann. Gemeinsam überwinden sie jede Hürde! Durch positives, kritisches Denken führt oft die zweitbeste Lösung zu inkrementellem Erfolg – schließlich wurde auch ein Imperium nicht an einem Tag erbaut. Diese Herangehensweise macht ihn in seiner Rolle einzigartig, und er freut sich darauf, gemeinsam mit Ihnen den Weg in die Zukunft zu beschreiten.

Rolf Stephan

Seine Begeisterung für die Informationstechnologie führte Rolf zum Studium der Informatik und zum Abschluss an der Universität Karlsruhe, dem heutigen KIT / Karlsruher Institut für Technologie. Seitdem ist Rolf in der IT-Branche tätig und kennt die Branche aus dem Effeff – national und international. Seit mehr als 25 Jahren setzt er auf die internationale Zusammenarbeit von Experten über alle Kulturen hinweg. Diesen Ansatz verfolgte er auch in seinem ersten von ihm gegründeten Unternehmen, der AD Solutions AG, die sich schnell zu einem renommierten internationalen IT-Dienstleister mit mehreren Niederlassungen in Deutschland, der Schweiz, Österreich und den USA entwickelte. Seit 2010 ist Rolf Stephan General Manager und seit 2021 CEO der AXON IVY AG mit Hauptsitz in der Schweiz. Seit 2009 ist er für die Axsos AG als Investor, Aktionär und Aufsichtsratsvorsitzender tätig.

Frank Müller

Frank ist ein leidenschaftlicher IT-Experte und visionärer Unternehmer. Er liebt und glaubt an Frieden und Freiheit. Diese Werte sind für ihn mehr als nur Worte. Sie sind das Ergebnis von großem Bewusstsein, Verantwortung und einem soliden Fundament. Sein Fundament ist sein Glaube an Jesus und seine bedingungslose Liebe zu den Menschen. Auf diesem Fundament baut Frank seine großen Visionen auf, wie zum Beispiel den Einsatz für den Frieden im Heiligen Land. Er scheut sich nicht, kreative und unkonventionelle Ideen zu verwirklichen, wie die Gründung eines mittelständischen Unternehmens, das sich über vier Länder und Kulturen erstreckt und seinen Mitarbeitern viel Freiheit bietet. Die Gründung einer Bootcamp-Akademie mitten in der Coronavirus-Pandemie gehört sicherlich zu diesen Unternehmungen. Durch diese Bemühungen schafft Frank neue Innovationen und einen Mehrwert für seine Kunden und die Menschen, die mit ihm unterwegs sind. Mit mehr als 32 Jahren IT-Erfahrung und 15 Jahren als Unternehmer hilft Frank anderen Unternehmern, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und ihre Anforderungen in technologische Möglichkeiten und Implementierungen umzusetzen. Sein Team und er können diese Anforderungen in eine maßgeschneiderte IT-Strategie, Prozesse und Technologien umsetzen. Frank hat immer ein Herz für die Menschen, die er unterstützt, und möchte sie ermutigen, neue Wege zu gehen und ihr Potenzial zu entwickeln. Frank ist offen für den Gedankenaustausch mit Menschen, die Werte nicht als CSR oder Marketinggeschwätz sehen, sondern als Grundlage ihres Handelns. Er sucht den Kontakt zu Menschen, die die Welt zum Besseren verändern wollen. Darüber hinaus sind auch diejenigen willkommen, die auf dem Weg in die Cloud, die Digitalisierung oder den Einsatz von KI die Unterstützung von ihm oder seinem Team suchen.