EVG - Mitgliedsprüfung
- Erfolgsgeschichte
94 % automatisiert: Axsos digitalisiert die Mitgliedsprüfung der EVG
Kunde: Eisenbahn- und Verkehrsgewerkschaft (EVG) Branche: Gewerkschaft und Interessenvertretung Leistungsbereich: Digitale Prozesse und Prozessautomatisierung
Die Eisenbahn- und Verkehrsgewerkschaft (EVG) unterstützt ihre Mitglieder mit einer Vielzahl sozialer Leistungen. Mit dem Wachstum dieser Angebote stieg auch die Zahl der Fondsanträge kontinuierlich an. Axsos unterstützte die EVG bei der vollständigen Digitalisierung der Mitgliedsprüfung und ermöglichte es, heute 94 % aller Prüfungen automatisch abzuwickeln. Ein Projekt mit messbaren Ergebnissen: Der ROI wurde in nur drei Monaten erreicht.
- Die Herausforderung
Steigende Antragszahlen, zwei Systeme und maximaler Aufwand für die Sachbearbeitung
Manuelle Mitgliedsprüfung an der Belastungsgrenze
Mit der Ausweitung sozialer Leistungen der EVG stiegen die Antragszahlen erheblich. Das sorgte für eine zunehmende Arbeitsbelastung bei den Sachbearbeitern. Besonders zeitintensiv war die manuelle Mitgliedsprüfung bei Fondsanträgen, die die Nutzung von zwei voneinander getrennten Applikationen erforderte, die von verschiedenen Unternehmen betrieben wurden.
Ohne automatisierte Prüflogik mussten Sachbearbeiter jeden Antrag manuell prüfen und zwischen den Systemen wechseln. Das war nicht nur fehleranfällig, sondern auch nicht skalierbar. Mit wachsenden Antragszahlen hätte dies dauerhaft mehr Personal erfordert, ohne die eigentliche Servicequalität zu verbessern.
Das Ziel: Den Prüfprozess automatisieren, die Bearbeitungszeit verkürzen und die Effizienz steigern, ohne die Qualität der Ergebnisse zu beeinträchtigen.
- Die Lösung
Regelbasierte Prüflogik mit dynamischer Anpassung und zentralem Prozess-Dashboard
Intelligente Automatisierung statt manueller Einzelfallprüfung
Axsos implementierte einen digitalen Prüfprozess auf Basis eines intelligenten Regelwerks, das Schreibvarianten und Sonderfälle berücksichtigt. Die Lösung ist flexibel genug, um dynamisch angepasst zu werden, wenn neue Leistungen oder Antragstypen hinzukommen.
01
Regelbasierte automatische Prüfung
Das Regelwerk prüft jeden Antrag automatisch anhand definierter Kriterien. Es berücksichtigt dabei unterschiedliche Schreibweisen und Varianten, die bei manueller Prüfung regelmäßig zu Fehlern führten.
02
Prozess-Dashboard für Administratoren
Über ein zentrales Prozess-Dashboard können Administratoren die Effektivität des Prüfprozesses in Echtzeit kontrollieren und bei Bedarf gezielt optimieren.
03
Datenaustausch über verschlüsselte Webservices
Die Kommunikation zwischen den beteiligten Systemen erfolgt über verschlüsselte Webservices, ergänzt durch Logins, Verschlüsselung und eine Firewall für maximale Datensicherheit.
04
Zentrale Attributdatenbank
Eine zentrale Attributdatenbank gewährleistet die automatische Synchronisation aller relevanten Hilfsdaten zwischen den Systemen. Redundante Datenpflege entfällt vollständig.
- Die Implementierung
Stufenweise Einführung vom Kernprozess bis zur Vollautomatisierung
Skalierbar aufgebaut für stetig wachsende Antragszahlen
Der digitale Prüfprozess wurde in zwei klar definierten Schritten eingeführt. Zunächst ermöglichte der sogenannte Schönwetterflug die automatische Abwicklung von 80 % der Prüfungen. In einem zweiten Schritt wurden Ausnahmefälle in die Prüflogik integriert. Heute werden 94 % aller Prüfungen automatisch bearbeitet.
Zur besseren Skalierung wurde der Kern der Anwendung auf ein Queue-basiertes System umgestellt. Anträge werden strukturiert abgearbeitet, statt das System bei hoher Last zu überlasten. So konnten selbst starke Lastspitzen problemlos bewältigt werden, wie die Integration eines zusätzlichen Fonds im Oktober 2021 zeigte, die die jährlichen Iterationen auf 320.000 im Jahr 2024 steigerte.
- Projekterfolge
94 % Automatisierung, ROI in 3 Monaten und 320.000 Iterationen pro Jahr
01
94 % Automatisierung
94 % aller Prüfungen werden vollautomatisch bearbeitet. Die Sachbearbeitung konzentriert sich nur noch auf die verbleibenden Ausnahmefälle.
02
ROI in 3 Monaten
Der Return on Investment wurde bereits 3 Monate nach Implementierung erreicht. Die bestehende Software konnte weitergenutzt werden, was Zusatzinvestitionen vermied.
03
320.000 Iterationen pro Jahr
Nach Integration weiterer Fonds im Oktober 2021 stiegen die jährlichen Iterationen auf 320.000 im Jahr 2024. Das System bewältigt diese Last zuverlässig.
- Das Fazit
Gezielte Digitalisierung schafft nachhaltige Effizienzgewinne und wirtschaftliche Vorteile
Axsos als zuverlässiger Partner für skalierbare Prozessautomatisierung
Dank der Digitalisierung der Mitgliedsprüfung konnte die EVG ihre Arbeitslast erheblich reduzieren und die Bearbeitungszeiten für Anträge deutlich verkürzen. Die Automatisierung steigerte die Effizienz und verbesserte den Service für die Mitglieder spürbar. Die schnelle Amortisation der Investition unterstreicht den wirtschaftlichen Mehrwert des Projekts.
Axsos hat dabei nicht nur eine technische Lösung implementiert, sondern eine zukunftsfähige, skalierbare Prozessinfrastruktur aufgebaut, die mit den Anforderungen der EVG mitwächst. Dieses Beispiel zeigt, wie gezielte Digitalisierung nachhaltige Effizienzgewinne und wirtschaftliche Vorteile schafft.
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Axsos AG, Konrad-Zuse-Weg 1, 72555 Metzingen, 49 711 901196 440, www.axsos.de
